Carrières

Coordonnateur(trice) exécutif(tive), bureau de la direction

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 



Résumé de l'emploi

**Lieu: sur place, Musée des beaux-arts du Canada, 380, promenade Sussex, Ottawa

La personne titulaire du poste doit appuyer la Directrice du bureau de la direction en planifiant et en coordonnant diverses fonctions administratives et de gestion confidentielles de haut niveau conformément aux priorités, aux politiques et aux objectifs établis par le directeur général et par le conseil d’administration. Elle doit également planifier et gérer un calendrier complexe pour le directeur général, ainsi que toute réunion connexe.



Exigences

• Au moins 10 ans d’expérience en soutien à l’administration et aux communications au niveau de la direction.
• Capacité de motiver et d’engager une équipe, et de favoriser de bonnes relations au sein de l’équipe.
• Capacité d’établir des priorités, de rester concentré dans un climat de tension, de faire preuve de souplesse et de réagir efficacement au changement dans un milieu aux priorités changeantes.
• Compétences de gestion de calendrier exceptionnelles et efficaces.
• Capacité supérieure d’appliquer des valeurs, des priorités et des concepts.
• Capacité de faire preuve de jugement créatif et analytique.
• Connaissance des procédures et des politiques administratives.
• Capacité de travailler seul avec un degré élevé d’autonomie.
• Connaissance des activités du bureau de la direction.
• Connaissance des politiques et des procédures financières pour exercer un pouvoir d’achat adéquat selon la délégation des pouvoirs de signature.
• Compétences d’analyse et de calcul pour tenir un budget opérationnel avec exactitude, réviser les ressources financières liées à l’atteinte des objectifs et prodiguer des conseils relatifs à celles-ci.
• Connaissance de la Loi sur les conflits d’intérêts, notamment les exigences en matière de conformité à l’éthique.
• Connaissance des pratiques de gestion des ressources humaines.
• Connaissance approfondie du mandat, des priorités et du fonctionnement général du Musée pour appuyer efficacement le directeur général.
• Connaissance de la structure gouvernementale liée aux activités au Musée.
• Connaissance de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
• Connaissance des institutions et organisations artistiques locales, nationales et internationales, de leurs représentants et de leur structure pour appuyer les activités et les déplacements du directeur général.
• Connaissance du matériel et des principaux logiciels opérationnels (MS Windows, Outlook, Excel, SharePoint, Teams Meeting, numériseur, imprimantes, imprimante d’étiquettes, photocopieur, téléphone, etc.).
• Connaissance des principes de tenue de livre.
• Connaissance du matériel et des processus de téléconférence.
• Excellentes aptitudes de révision.


Qualités personnelles :
• Engagement : appuyer et promouvoir les valeurs et les objectifs du conseil d’administration et du directeur général du MBAC.
• Initiative et pensée stratégique : anticiper les défis, les problèmes et les occasions; prendre des mesures pour prévenir tout problème potentiel; et saisir les occasions.
• Esprit d’équipe : capacité d’assurer l’efficacité de son équipe pour répondre aux besoins de la direction et d’établir des relations de travail positives.
• Résolution de problème et prise de décision : faire preuve de jugement pour trouver des solutions adéquates aux problèmes.
• Encadrement : prodiguer des conseils aux membres de l’équipe.
• Établissement de relations : trouver des points de contact, établir des relations au nom de la direction et entretenir ces relations.
• Confiance : avoir confiance en soi; miser sur ses connaissances et compétences selon les besoins de la situation; faire preuve de crédibilité professionnelle; et intégrer les leçons tirées aux futurs plans de travail.
• Discrétion : faire preuve de prudence au moment de partager de l’information de nature délicate.

Avis aux postulants : Selon le processus de dotation, l'équipe Personnes de la culture et de l’appartenance du Musée de beaux-arts du Canada invite les postulants qualifiés à participer à une entrevue par courrier électronique. Si vous avez choisi l’option de ne pas recevoir de courriels portant sur une offre d'emploi dans cette organisation, veuillez noter que nous ne pourrons communiquer avec vous afin de vous inviter à participer à une entrevue.

Nous invitons les postulants à s’assurer que les paramètres liés au Consentement de communication par courriel qui se trouvent dans leur profil ont été fixés de manière à permettre la réception de courriels, et de vérifier régulièrement leurs pourriels ou leur dossier Courrier indésirable.



Conditions d'emploi

• Doit répondre à l’exigence de bilinguisme pour être invité à l’étape d’entrevue.
• Vérification de fiabilité approfondie. Cet élément n’est pas utilisé à l’étape de présélection.



Renseignements supplémentaires

• Une variété de méthodes d'évaluation pourrait être utilisée.
• Le MBAC s'est aussi engagé à mettre en place des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Des méthodes d'évaluation modifiées ou des mesures d'adaptation raisonnables sont disponibles sur demande.
• Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier comme un membre d'un ou de plusieurs groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi en répondant aux questions du processus de candidature en ligne.

• Le Musée des beaux-arts du Canada célèbre les expériences de vie, les voix et les histoires de chacun, et leur accorde une valeur égale. Il s'est engagé envers les principes de justice, d'équité, de diversité, d'inclusion et d'accessibilité (JEDI&A) conformément aux stipulations de la Loi canadienne sur les droits de la personne et au Code des droits de la personne de l'Ontario. Nous nous sommes engagés à employer un effectif qualifié et diversifié, qui reflète la société canadienne. Nous invitons donc les Autochtones, les Noirs et les membres des autres communautés racialisées,les femmes, les personnes handicapées et les membres des communautés 2SLGBTQIA+ à soumettre leur candidature.

• Chaque candidat(e) a le droit de participer au processus de sélection dans la langue officielle de son choix.
• Remarque : l'équipe de la division Personnes, culture et appartenance du Musée des beaux-arts du Canada communiquera par courriel avec les candidats sélectionnés pour passer une entrevue. Si vous avez posé votre candidature à un poste au MBAC, veuillez vous assurer de mettre à jour votre profil professionnel et de régler vos préférences relatives aux communications de façon à recevoir nos courriels.






Système de suivi des candidats